AUTORE: Ing. Maria Mihaescu
TUTOR: Prof. Ing. Giovanni Franchi
INTERNSHIP: Studente lavoratore
MASTER: Master in “Contract, Claim and Delay Management in Construction Works” a.a 2022/2023
L’obiettivo della tesi di Master è quello di esplorare, attraverso il caso di studio “Data Center in Gland”, la formulazione di una strategia contrattuale completa, specifica per la dinamica e la complessità dei progetti di data center.
Gli edifici dei data center sono diventati un’infrastruttura critica per supportare le moderne operazioni aziendali e una progettazione e costruzione efficiente di queste strutture complesse è essenziale per garantire un servizio ininterrotto e soddisfare le crescenti esigenze del mondo digitale basato dai dati.
Pertanto, la selezione di una strategia contrattuale appropriata dovrebbe essere la componente principale, in quanto ha un impatto notevole sui tempi e sui costi finali del progetto.
Considerando che a metà del 2023 erano in funzione 926 tra i maggiori data center in tutto il mondo e che la capacità media dei data center hyperscale che verranno aperti nei prossimi sei anni sarà più del doppio di quella degli attuali data center hyperscale operativi, è essenziale stabilire una strategia contrattuale che fornisca un quadro strutturato, ottimizzi l’efficienza di questo tipo di progetti, riducendo la frequenza di reclami e controversie.
Inoltre, la tesi cerca di stabilire che, oltre alla selezione meticolosa di una strategia contrattuale appropriata, è altrettanto importante la selezione di altri attributi essenziali del progetto, come la complessa interazione di ruoli, responsabilità, mitigazione del rischio e garanzia di qualità.
Tutto ciò ha costituito il motivo della tesi e l’autore, dal punto di vista di un Contract Manager, ha confrontato la teoria e la pratica concludendo che, quando si tratta di progetti complessi come quelli dei data center, i contratti convenzionali non soddisfano le aspettative delle parti coinvolte e i più adatti sono quelli della Suite dei Contratti FIDIC.
Inoltre, la tesi, dopo aver brevemente riassunto l’importanza dei ruoli chiave coinvolti nell’industria delle costruzioni, fornisce anche una panoramica delle varie strategie di procurement utilizzate nell’industria delle costruzioni e descrive le condizioni contrattuali standard ampiamente applicate in tutto il mondo, come FIDIC, JCT e NEC.
Nei capitoli successivi, viene presentato il caso di studio “Data Center in Gland” con l’obiettivo di descrivere in modo esaustivo le caratteristiche principali dei data center, le modalità di gestione da parte dell’organizzazione dell’Appaltatore Generale e le particolarità del progetto.
La tesi prosegue presentando come l’Appaltatore, colpito da circostanze impreviste e imprevedibili o da alterazioni nell’esecuzione dei lavori, dovute a lavori aggiuntivi imposti dal Committente, abbia emesso diverse notifiche e reclami per la concessione di estensione del tempo e per il recupero dei costi aggiuntivi e di prolungamento, basando i propri diritti sulla Legge della Confederazione Svizzera, sulle Condizioni Generali SIA 118 per i lavori di costruzione e sul Contratto tra le Parti.
Gli eventi principali sono stati i seguenti:
- Il prolungamento degli effetti della pandemia COVID-19 e la mancanza di materie prime sul mercato
- Il conflitto militare Russia-Ucraina e la mancanza di materie prime sul mercato
- Modifica del design
- Descope di parte delle opere
- Perturbazioni causate dal personale del Committente che agisce in eccedenza rispetto al proprio ruolo
- Ostruzioni nell’esecuzione delle attività dell’Appaltatore
- Mancanza di chiarezza nelle istruzioni del Committente
- Costi aggiuntivi derivanti dall’imposizione di un Design più conservative
- Interruzioni abusive del cantiere da parte del Committente
- Ispezioni eccessive e oppressive sul sito dei lavori da parte del Committente
- Lavori aggiuntivi eseguiti, approvati come ordini di modifica ma non certificati per il pagamento
- Mancata nomina di un Rappresentante del Committente
- Ritardi dei subappaltatori nella consegna degli equipaggiamenti a causa della carenza di materie prime
- Ritardi dei subappaltatori nell’avanzamento dei lavori a causa di impedimenti nell’esecuzione.
Un’altra principale ragione che ha avuto impatto sull’Appaltatore è stato il ritardo nell’approvvigionamento a causa delle modifiche dei dettagli esecutivi, così come richiesto dal Committente per la riprogettazione. Nonostante gli sforzi dell’Appaltatore per mitigare tutti gli eventi di rischio derivanti dalle notifiche dei subappaltatori, il rinvio delle attività di approvvigionamento hanno generato un significativo aumento dei costi a causa dei continui effetti della pandemia COVID-19 e della straordinaria situazione di carenza di materie prime dovuta agli eccezionali eventi geopolitici causati dal conflitto militare tra Russia e Ucraina. Tutte queste circostanze, con il concomitante evento relativo alla richiesta di riprogettazione da parte del Committente, hanno comportato notevoli ritardi e aumento dei prezzi per l’acquisto delle attrezzature, costi aggiuntivi che non potevano essere assorbiti dall’Appaltatore.
| Figure2: KBOB Materials Price Indices |
Pertanto, trattandosi di circostanze che eccedono i rischi assunti dall’Appaltatore nell’ambito del Contratto, l’Appaltatore ha chiesto di essere adeguatamente risarcito presentando il calcolo dell’adeguamento del prezzo contrattuale calcolato secondo i principi enunciati e raccomandati dalla KBOB (Conferenza di coordinamento degli organi della costruzione e degli immobili dei committenti pubblici, Svizzera) e utilizzando il metodo stabilito dalle Norme SIA – Condizioni generali per l’esecuzione dei lavori di costruzione.
Nel calcolo dell’Appaltatore sono state considerate solo le principali categorie di materiali e, di conseguenza, il risultato della deviazione totale sui costi diretti dovuta all’aumento dei prezzi e alla carenza di materiale corrispondeva a un aumento del 28,70% del valore dei materiali permanenti.
| Figure3: Summary table showing the EoT for contractual milestones Phase T1 |
Inoltre, gli eventi sopra descritti hanno comportato ritardi che hanno impedito all’Appaltatore di eseguire i lavori secondo il programma contrattuale, gravemente impattato. Al fine di dimostrare i propri diritti all’estensione dei tempi e dei costi di estensione, l’Appaltatore ha preferito inizialmente utilizzare il metodo “Impacted as-Planned”, considerato dal Protocollo SCL come metodo proporzionato (secondo la portata della richiesta di risarcimento) ed efficace dal punto di vista dei costi, mostrando cronologicamente i ritardi critici e lo spostamento delle milestone solo per la Fase T1 del Progetto, essendo lo stesso composto anche da una seconda fase “T2”.
In seguito, in una successiva revisione del suo reclamo, l’Appaltatore ha aggiornato le date che si erano ulteriormente spostate a causa di continui ritardi nel Progetto, mostrando le precedenti date delle milestone come previste dalla richiesta di risarcimento precedente, dimostrando di seguito il nuovo movimento delle milestones.
| Figure4: Contractual Milestones – Planned vs Actual Phase T1 |
Ne consegue che anche per la Fase T2, le milestone contrattuali si sono spostate notevolmente a causa di continui ritardi nel progetto, influenzati anche da altri eventi come l’imposizione di una progettazione più conservativa e lavori aggiuntivi richiesti dal committente e non remunerati di conseguenza.
In conclusione, la tesi dimostra, attraverso il caso di studio, le difficoltà registrate ed il modo in cui l’Appaltatore ha gestito nel modo più efficace possibile tutte le problematiche nel trattare con le Condizioni Generali SIA 118 e con un contratto convenzionale, e come la mancanza di limiti temporali per le notifiche, i rimedi, le determinazioni e per gli accordi, possa portare al fallimento dei progetti.
FOR INTERNATIONAL STUDENTS
The scope of the Master’s thesis is to explore through the case study “Data Center in Gland” the formulation of a comprehensive contract strategy tailored specifically for the dynamic and complexity of data centers projects.
The data centers buildings have emerged as critical infrastructure to support modern business operations and an efficient design and construction of these complex facilities is essential to ensure uninterrupted service and meet the escalating demands of the data-driven world.
Therefore, the selection of an appropriate contract strategy should be the main component as has a major impact on the timescale and ultimate cost of the project.
Considering that by mid-2023, there were 926 major data centers in operation around the world and the average capacity of hyperscale data centers to be opened over the next six years will be more than double that of current operational hyperscale data center, establishing a contract strategy that provides a structured framework, optimises the efficiency of these type of projects, reducing the frequency of claims and disputes, is essential.
Moreover, the thesis also endeavors to establish that in addition to the meticulous selection of an appropriate contract strategy, the selection of other essential project attributes such as the complex interplay of roles, responsibilities, risk mitigation and quality assurance is equally important.
All the above formed the reason of the thesis and the author, from the perspective of a Contract Manager, compared theory and practice concluding that when it comes to complex projects as the data centers are, conventional contracts do not deliver the expectations of the parties involved and the most suitable are the FIDIC Suite of Contracts.
The thesis as well, after briefly reviewing in introduction the importance of the key roles involved in the construction industry, also provides an outline of the various procurement strategies used in the construction industry and describes the standard conditions of contracts widely applied around the world, as FIDIC, JCT and NEC.
In the following chapters, is presented the case study “Data Center in Gland” with the aim to comprehensively describe the main characteristics of the data centers, how they are managed by Contractor’s organization and the particularities of the project.
The thesis continues with presenting how the Contractor being impacted due to unforeseen and unpredictable circumstances or due to alteration in the execution of the works, resulting from additional works imposed by the Employer, led it to issue various notifications and interim claims for award of extension of time and recover of additional and prolongation costs, basing its entitlement on the Swiss Confederation Law, General Conditions SIA118 for construction works and the Contract between the Parties.
The main events were the following:
- The continued effects of COVID-19 pandemic and the lack of raw materials on the market
- The military conflict Russia-Ukraine and the lack of raw materials on the market
- Design change
- Descope of part of the works
- Disruption caused by Employer’s staff acting in excess of their roles
- Obstructions in the execution of Contractor’s activities
- Lack of clarity in Employer’s instructions
- Additional costs arising from the imposition of a more conservative Design
- Abusive construction site interruptions by the Employer
- Excessive and oppressive inspections on site by the Employer
- Additional works performed, approved as change orders but not recognized for payment
- Lack of appointment of an Employer’s Representative
- Subcontractors’ delays in delivery the equipment due to shortage of raw materials
- Subcontractors’ delays in the progress of the works due to obstructions in the execution.
Another main reason that impacted the Contractor was the late procurement due to design change as per Employer’s request to re-design. Despite the Contractor’s efforts to mitigate all the risk events that arose from subcontractors’ notifications, the postponement of the procurement activities generated a significant cost increases due to the continued effects of COVID-19 pandemic and the extraordinary situation of shortage of raw materials due to the exceptional geopolitical events caused by the military conflict between Russia and Ukraine. All these circumstances, with the concurrent event concerning the Employer’s request to re-design have led to considerable delays and to increased prices for the purchase of equipment, additional costs that could not be absorbed by the Contractor.
Therefore, being circumstances beyond the risks assumed by the Contractor under the Contract, the Contractor requested to be correspondingly compensated by presenting the calculation of the contractual price adjustment calculated in accordance with the principles stated and recommended by KBOB (Coordination Conference of the Building and Construction Boards of the Public Construction Procurement Authorities, Switzerland) and the method set out in SIA’s Standards – General terms and conditions for construction works.
In the Contractor’s calculation were considered only the main categories of the materials and as a result, the outcome of the total deviation on the direct costs due to price increase and shortage of material corresponded to an increase of 28,70% of the value of the permanent materials.
Furthermore, the events presented above led to delays, preventing the Contractor from performing the works in accordance with the contractual programme, severely impacted. In order to demonstrate its entitlement for extension of time and prolongation costs, the Contractor preferred initially the “Impacted as-Planned” method, considered by the Protocol of SCL to be a proportionated method (relative to the size of the claim) and cost-effective, by showing chronologically the critical delays and the milestones movement only for Phase T1 of the Project, being also composed of a second phase “T2”.
Afterwards, in a subsequent submission, the Contractor reviewed the dates as they had further shifted as a result of ongoing delays into the Project showing the previous milestone dates as forecasted from the previously submitted claim and demonstrating the milestone new movement.
| Figure4: Contractual Milestones – Planned vs Actual Phase T1 |
For Phase T2, the contractual milestones had also shifted tremendously as a result of continuous delays into the project, impacted by other events such as imposition of a more conservative Design and additional works requested by the Employer’s and not remunerated accordingly.
In conclusion, the thesis proves through the case study the difficulties encountered and how the Contractor handled as effectively as possible all the challenges in dealing with SIA 118 General Conditions and a conventional contract, as well as how the lack of time bars for notifications corrections, determinations and agreements can lead to projects failure.