AUTHOR: Sara Di Giampaolo
TUTORS: Ing. Giovanni Franchi
INTERNSHIP: SINA S.p.A.
MASTER: Master in “Project Management delle opere strutturali e infrastrutturali” a.a 2022/23
La presente tesi illustra le attività svolte nel corso dell’esperienza di stage all’interno dell’area di Project Management presso la società di ingegneria SINA, specializzata nella progettazione, costruzione e gestione di grandi opere infrastrutturali, a coronamento e compimento del percorso di master in “Project Management delle opere strutturali e infrastrutturali”.
Le attività hanno previsto la gestione e il coordinamento delle attività legate alle valutazioni di sicurezza di ponti e viadotti autostradali, in accordo con le Linee Guida adottate attraverso il Decreto Ministeriale n. 578 del 17 dicembre 2020, che consistono in un’analisi approfondita dello stato di salute e dell’affidabilità della struttura.
L’obiettivo dello stage si è focalizzato sull’impostazione gestionale, sulla pianificazione e sull’ottimizzazione della commessa, nella quale risulta cruciale il ruolo del PM per la cura puntuale degli avanzamenti e l’ottimizzazione delle attività, ma anche e soprattutto per la supervisione e la garanzia della congruenza del lavoro concordato. L’area del Project Management si è occupata della commessa dalla fase iniziale di offerta al cliente, propedeutica all’incarico, alla fase di pianificazione e monitoraggio, fino alla chiusura tecnico-economica delle attività. Gli studi di valutazioni di sicurezza delle opere d’arte non prevedono lavorazioni di cantiere, essendo di fatto attività di progettazione; tuttavia, includono indagini sul campo che sono prerogativa fondamentale per portare a termine la valutazione. Pertanto, dal punto di vista del Project Manager, è fondamentale governare le complessità relative all’aspetto tecnico ma soprattutto alla coordinazione temporale e organizzativa tra il gruppo di progettazione e il gruppo delle indagini in situ.
Per approfondire e organizzare meglio le attività della commessa nonché mapparne i processi, è stato utilizzato il diagramma S.I.P.O.C. (Suppliers, Input, Process, Output, Customers), uno strumento gestionale utile a creare una fotografia iniziale, identificando chi fornisce gli elementi necessari (fornitori), cosa serve come input (materiali, dati, informazioni), quali sono le fasi del processo stesso, cosa si ottiene come risultato (output) e chi riceverà il risultato finale (clienti). Si è rivelato questo un valido metodo per migliorare l’efficienza, la comunicazione e la soddisfazione dei clienti all’interno di qualsiasi organizzazione.
A valle della S.I.P.O.C. la commessa è stata oggetto di riflessione dal punto di vista del triple constraint: scope, cost e time. Il project manager ha il compito di bilanciare costantemente questi tre vincoli per garantire il successo del progetto, deve saper definire uno scope chiaro e realistico, stabilire una pianificazione temporale attuabile e allocare le risorse in modo efficiente per rimanere entro il budget. Nello specifico, l’approfondimento di questi tre aspetti è stato riassunto in un documento condiviso con il cliente come scope statement della commessa, che descrive in modo chiaro, conciso e completo cosa è incluso e cosa è escluso dal progetto.
Per lo studio dettagliato dei tempi necessari allo svolgimento delle singole attività, è stato utilizzato il diagramma di Gantt, strumento semplice quanto efficace che permette di visualizzare le relazioni di dipendenza tra le attività, di identificare il cosiddetto critical path, di monitorare l’avanzamento del progetto confrontando stabilmente la durata effettiva con quella pianificata e individuare eventuali ritardi, di comunicare in modo efficace lo stato del progetto agli stakeholder.
Figura 1 – diagramma di Gantt di progetto
A supporto delle attività del Project Manager, interviene il software dedicato ProjectWise, che permette un controllo attivo dello stato di avanzamento delle attività. Questa piattaforma è stata preziosa non solo come database sicuro e immediato, ma anche come strumento di gestione delle informazioni e di collaborazione progettuale dei team di ingegneria delle infrastrutture, promuovendo un flusso di lavoro efficiente con revisioni e approvazioni automatizzate e tracciando modifiche e aggiornamenti, per ridurre i ritardi e le rilavorazioni.
Nel corso dell’avanzamento della commessa, il Project Manager ha il compito di controllare e coordinare le singole attività, affinché procedano il più possibile in linea con la pianificazione. Per perseguire questo scopo, una buona comunicazione all’interno del team è uno strumento efficace per garantire la collaborazione e la risoluzione di eventuali problemi. Tra i fattori chiave di successo si ritrovano non solo una pianificazione dettagliata e una comunicazione efficace, ma anche il monitoraggio costante, la gestione proattiva dei rischi, la flessibilità e la capacità di problem solving del team.
Oltre all’aspetto prettamente gestionale e umano, tra le competenze del Project Manager rientra quella relativa ai monitoraggi mensili di avanzamento dal punto di vista economico della commessa. Attraverso l’applicativo aziendale predisposto, viene effettivamente elaborato un “Budget Cost of Work Scheduled” (BCWS), che rappresenta la stima del costo complessivo del lavoro pianificato da completare in un determinato periodo di tempo. Nell’ambito dell’Earned Value Management (EVM) che si pone l’obiettivo di monitorare e controllare l’andamento di un progetto confrontando il lavoro pianificato con quello effettivamente svolto, si attua quindi il confronto tra BCWS (Budget Cost of Work Scheduled) e BCWP (Budget Cost of Work Performed) che permette di capire se il lavoro svolto finora è in linea con quanto pianificato. Il project manager si serve anche di altre due metriche per il controllo dei costi e la gestione dei progetti: il CMP (Margine percentuale cumulativo) che rappresenta la percentuale di margine di profitto guadagnato su un progetto fino a un certo momento, e il CAC, che fornisce una misura concreta della quantità di denaro effettivamente speso. Utilizzandoli insieme, i responsabili dei progetti possono ottenere una visione completa dell’andamento finanziario del progetto e prendere decisioni motivate e funzionali al successo del progetto.
Figura 2 – diagramma del CMP Figura 3 – diagramma del CAC
Infine, nel closing della commessa, l’area del Project Management si è concentrata nella valutazione complessiva del progetto, per la quale era necessario verificare se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti e se i requisiti del cliente sono stati soddisfatti, per questo si analizzano i risultati ottenuti rispetto al budget pianificato, al tempo previsto e alle risorse impiegate.
Per svolgere la review finale, è stata anche stilata un’analisi quantitativa e qualitativa sulla base di una serie di KPI (key performance indicators) che esprimessero sinteticamente cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa è possibile migliorare. Ciò ha dimostrato l’importanza della fase finale: se gestita con attenzione, infatti, permette di garantire la soddisfazione del cliente, di chiudere il progetto in modo efficiente e in linea con il budget, di imparare dalle esperienze passate per migliorare i progetti futuri, di liberare risorse per altri progetti magari più impellenti o in difficoltà, di motivare il team di progetto.
Le valutazioni di sicurezza di ponti e viadotti, in sostanza, rappresentano uno strumento fondamentale per garantire la sicurezza pubblica, la gestione efficiente delle infrastrutture e la tutela dell’ambiente. Il Project Manager ha un peso specifico notevole nell’ottica di uno svolgimento professionale ed efficiente delle attività, contribuendo indirettamente a tutelare la sicurezza pubblica e l’integrità delle infrastrutture.
FOR INTERNATIONAL STUDENTS
PROJECT MANAGEMENT IN THE SAFETY ASSESSMENTS OF HIGHWAY BRIDGES AND VIADUCTS
This thesis presents the activities carried out during the internship experience within the Project Management area at the engineering company SINA, specialized in the design, construction, and management of large infrastructure works, as a culmination and completion of the Master’s program in “Project Management of Structural and Infrastructural Works”.
The activities involved the management and coordination of activities related to the safety assessments of bridges and highway viaducts, in accordance with the Guidelines adopted through Ministerial Decree no. 578 of December 17, 2020, which consist of an in-depth analysis of the health and reliability of the structure.
The objective of the internship focused on the management approach, planning, and optimization of the project, in which the role of the PM is crucial for the punctual care of progress and the optimization of activities, but also and above all for the supervision and guarantee of the consistency of the agreed work. The Project Management area dealt with the project from the initial bidding phase to the client, preparatory to the assignment, to the planning and monitoring phase, up to the technical-economic closure of the activities.
Safety assessment studies of infrastructure do not involve construction site work, being in fact design activities; however, they include field investigations that are a fundamental prerogative for carrying out the assessment. Therefore, from the Project Manager’s point of view, it is essential to govern the complexities related to pure technical processing but above all to the temporal and organizational coordination between the design group and the on-site investigation group.
To deepen and better organize the project activities and map the processes, the S.I.P.O.C. (Suppliers, Input, Process, Output, Customers) diagram was used, a management tool useful for creating an initial picture, identifying who provides the necessary elements (suppliers), what is needed as input (materials, data, information), what are the phases of the process itself, what is obtained as a result (output) and who will receive the final result (customers). This has proven to be a valid method for improving efficiency, communication, and customer satisfaction within any organization.
Following the S.I.P.O.C., the project was the subject of reflection from the point of view of the triple constraint: scope, cost, and time. The project manager has the task of constantly balancing these three constraints to guarantee the success of the project, he must be able to define a clear and realistic scope, establish a feasible time schedule, and allocate resources efficiently to stay within budget. Specifically, the in-depth study of these three aspects was summarized in a document shared with the client as the project’s scope statement, which describes in a clear, concise, and complete way what is included and what is excluded from the project.
For the detailed study of the times required for the performance of the individual activities, the Gantt chart was used, a simple and effective tool that allows to visualize the relationships of dependence between the activities, to identify the so-called critical path, to monitor the progress of the project by comparing the actual duration with the planned one and identify any delays, to effectively communicate the project status to stakeholders.
In support of the Project Manager’s activities, the dedicated ProjectWise software intervenes, which allows active control of the progress of the activities. This platform has been invaluable not only as a secure and immediate database, but also as a tool for managing information and project collaboration for infrastructure engineering teams, promoting an efficient workflow with automated revisions and approvals and tracking changes and updates to reduce delays and rework.
As the project progresses, the Project Manager has the task of controlling and coordinating the individual activities, so that they proceed as much as possible in line with the planning. To achieve this goal, good communication within the team is an effective tool for ensuring collaboration and resolving any problems. Among the key success factors are not only detailed planning and effective communication, but also constant monitoring, proactive risk management, team flexibility, and problem-solving skills.
In addition to the purely managerial and human aspects, the Project Manager’s skills also include monthly progress monitoring from the project’s economic standpoint. Through the company’s dedicated application, a “Budget Cost of Work Scheduled” (BCWS) is produced, which represents the estimate of the total cost of the planned work to be completed in a given period of time. Within the framework of Earned Value Management (EVM), which aims to monitor and control project progress by comparing planned work with actual work performed, a comparison is therefore made between BCWS (Budget Cost of Work Scheduled) and BCWP (Budget Cost of Work Performed) to determine whether the work completed so far is in line with what was planned. The project manager also uses two other metrics for cost control and project management: the Cumulative Percent Margin (CMP), which represents the percentage of profit margin earned on a project up to a certain point, and the Cost At Completion (CAC), which provides a concrete measure of the amount of money actually spent. By using them together, project managers can gain a complete picture of the project’s financial performance and make informed decisions that are functional to the project’s success.
Finally, in the closing phase, the Project Management area focused on the overall evaluation of the project, for which it was necessary to verify whether the project objectives had been achieved and whether the client’s requirements had been met. To this end, the results obtained were analyzed against the planned budget, schedule, and resources used.
To carry out the final review, a quantitative and qualitative analysis was also conducted based on a series of KPIs (key performance indicators) that were able to express synthetically what worked, what did not work, and what could be improved. This demonstrated the importance of the final phase: if managed carefully, it can guarantee client satisfaction, close the project efficiently and within budget, learn from past experiences to improve future projects, free up resources for other projects that may be more urgent or in difficulty, and motivate the project team.
In essence, bridge and viaduct safety assessments are an essential tool for ensuring public safety, efficient infrastructure management, and environmental protection. The Project Manager plays a significant role in ensuring the professional and efficient execution of these assessments, indirectly contributing to the protection of public safety and the integrity of infrastructure.