AUTORE: ing. Elisabetta Daiani
TUTOR: ing. Giovanni Franchi
MASTER: Master in “Project Management in construction works with BIM” a.a 2021/22
Il presente lavoro di tesi, a conclusione del master in “Project management in construction works with BIM” analizza il processo di progettazione dell’intervento di ristrutturazione di un edificio del Centro Donato Menichella con le tecniche del Project Management e identifica gli impatti della gestione BIM sui processi di progettazione, esecuzione e manutenzione dell’organismo funzionale.
Il Centro Donato Menichella è un insediamento costruito alla fine degli anni ’90 per ospitare le infrastrutture informatiche e ed uffici dell’Amministrazione Centrale dell’Istituto di Diritto Pubblico proprietario.
È caratterizzato da importanti dimensioni e da specifiche esigenze di continuità operativa e misure di sicurezza, costituendo un insediamento strategico per l’Istituto.
Il progetto riguarda la ristrutturazione di una porzione di un singolo fabbricato del Centro, in precedenza destinata a locali tecnologici oggi dismessi, per la trasformazione in uffici.
Il processo di progettazione è stato analizzato sotto il profilo della pianificazione e monitoraggio di ambito, tempi e costi di progetto, tenendo conto dell’organizzazione aziendale, dei vincoli di normativa interna ed esterna, delle strutture coinvolte e degli strumenti disponibili. Attraverso la tecnica dell’Earned Value, è stata definita la base-line dei costi, quale strumento di monitoraggio del rispetto del budget di progetto e della schedulazione.
Particolare attenzione è stata posta nell’analisi della gestione degli stakeholders, che ha consentito di redigere il piano di ingaggio e il piano di comunicazione, quali strumenti per perseguire l’efficace coinvolgimento delle figure interne ed esterne rilevanti ai fini del raggiungimento degli obiettivi di progetto.
Inoltre sono stati censiti e valutati i rischi di progetto. La valutazione dei rischi è stata condotta secondo la metodologia già in uso nell’Istituto per la gestione dei rischi operativi ed ha portato alla redazione del piano di gestione dei rischi.
L’intero processo è stato poi rivalutato considerando l’introduzione della gestione BIM.
Nella fase di progettazione, la gestione informativa comporta lo svolgimento di attività preliminari di organizzazione dei modelli, in termini di scelte di scomposizione geografica e disciplinare, per il pieno rispetto delle linee guida BIM dell’Istituto.
Ciò introduce ulteriori requisiti di progetto, quali i livelli di fabbisogni informativi e la redazione di specifici elaborati per gestione dell’intera commessa (capitolato informativo, piano di gestione informativa).
Modelli disciplinari
Anche il numero e la gestione degli stakeholders sono da rivalutare in relazione a nuove figure, a cui è demandata la gestione informativa nelle fasi di progettazione, esecuzione e consegna. Il piano di comunicazione deve essere modificato, in quanto la nuova metodologia necessita dell’ambiente di condivisione dei dati, governato secondo regole prestabilite di accesso, consultazione, scrittura ed archiviazione dei dati in relazione a ruoli e responsabilità dei partecipanti al processo.
È stata rivalutata la gestione dei rischi di progetto in esito alle potenzialità e alle criticità connesse alla gestione informativa.
La nuova valutazione dei rischi ha evidenziato alcuni rischi per i quali la gestione informativa costituisce un potenziale strumento di mitigazione, riducendo le probabilità di accadimento (ad esempio l’incompleta rappresentazione dello stato di fatto) o limitando gli impatti dell’evento negativo (ad esempio l’aumento del costo delle materie prime, la gestione di un change request).
Allo stesso tempo, in fase di introduzione della metodologia, il lavoro ha evidenziato che può aumentare il livello di rischio connesso ad indisponibilità di strumenti di lavoro hardware e software o di risorse specialistiche, in ragione della maggiore complessità della gestione informativa rispetto ad una conduzione tradizionale della commessa.
Infine, parte del lavoro ha riguardato le potenzialità di alcuni strumenti di script per la compilazione automatica dei modelli secondo le Linee Guida BIM dell’Istituto a partire dagli strumenti software già in uso per la gestione della manutenzione programmata.
In questa sezione, è stato affrontato il tema della definizione di parametri integrativi che consentano l’importazione dinamica nel tempo del data-base di manutenzione, sfruttando l’ampio patrimonio informativo disponibile senza alterare le attuali modalità di gestione della manutenzione e senza impattare sulle vigenti pattuizioni e modalità operative di esecuzione dei contratti di manutenzione.
Esempio di visualizzazione dei dati di manutenzione
Il committente che intende beneficiare dei miglioramenti di processo ottenibili dalla gestione informativa, può far fronte al maggior impegno di risorse specializzate mediante il supporto di operatori specializzati esterni.
Tuttavia la funzione di governo resta nella sua diretta sfera di competenza per il corretto presidio delle attività e per garantire la rispondenza della gestione informativa ai propri specifici obiettivi di gestione dell’opera nel corso della sua vita utile.
FOR INTERNATIONAL STUDENTS:
This thesis work, at the conclusion of the master’s program in “Project management in construction works with BIM,” analyzes the design process of the renovation of a building at the Centro Donato Menichella using project management techniques and identifies the impacts of BIM management on the design, execution and maintenance processes on each single building in the center.
The Centro Donato Menichella is a a business center built in the late 1990s to host the IT infrastructure and offices of the Public Institute owner. Being a strategic asset for the Institute, it is characterized by significant size and specific requirements for business continuity and security measures.
The project involves the renovation of a portion of a single building at the Center, formerly used as technical rooms now decommissioned, for conversion into offices. The design process was analyzed from the scope, time and cost planning and monitoring point of view, taking into account the company’s organization, internal and external regulatory constraints, the involved users and the available tools. Through the Earned Value technique, the cost base-line was defined as a monitoring tool, to achieve compliance with the project budget and schedule.
Special attention was paid to the analysis of stakeholder management, which enabled the drafting of the engagement plan and communication plan as tools to pursue the effective involvement of internal and external relevant figures to the project objectives achievement.
In addition, project risks were identified and assessed. The risk assessment was conducted according to the methodology already in use at the Institute for operational risk management and led to the drafting of the risk management plan.
The entire process was then re-evaluated considering the introduction of BIM management.
In the design phase, information management involves carrying out preliminary model organization activities, in terms of geographic and disciplinary breakdown choices, in order to achieve full compliance with the Institute’s BIM guidelines.
This introduces additional project requirements, such as levels of information needs and the drafting of specific deliverables to manage the entire project (information specifications, information management plan).
The stakeholders management was also to be re-evaluated in relation to new figures, who are entrusted with information management in the design, execution and delivery phases. The communication plan needs to be modified, as the new methodology relys on the Common Data Environment, governed according to predetermined accessing, consulting, writing and storage data rules in relation to the roles and responsibilities of all participants in the process.
Project risk management was re-evaluated as a result of the opportunities and critical issues related to information management.
The new risk assessment highlighted some risks whose are lessened by information management, reducing the probability of occurrence (e.g., incomplete representation of the state of art) or limiting the impacts of the negative event (e.g., increase in the cost of raw materials, management of a change request).
At the same time, when introducing the methodology, the level of risk associated with unavailability of hardware and software working tools or specialized resources is raised, due to the increased complexity of information management compared to a traditional project management.
At last, part of the work dealt with the opportunities given by some script tools meant to obtain an autofill of models according to the Institute’s BIM Guidelines, starting by the software tools already in use for the management of planned maintenance.
In this section, we addressed the issue of defining additional parameters that would allow the dynamic import of the maintenance data base over time, taking advantage of the extensive information assets available, without altering the current maintenance management methods and with no impacts on the current maintenance contract execution norms or operating procedures.
The client who intends to benefit from the process improvements obtainable from information management can cope with the increased commitment of specialized resources through the support of external operators.
However, the governance function remains within its direct sphere of responsibility for the proper oversight of activities and for ensuring that information management meets its specific managing objectives, during all the buildings life-cycle.